Бухгалтерская программа: для “настройщика” или бухгалтера?
Какой бы совершенной ни была бухгалтерская программа при поставке, ее необходимо достаточно часто настраивать на изменения в учете. Некоторые изменения связаны с кардинальными перестройками в законодательстве, и их лучше производить разработчикам путем обновления программ. Эта же статья посвящена настройкам, необходимость которых обусловлена текущей работой бухгалтера. К таким настройкам, например, относятся формирование бухгалтерских проводок, формирование на основе одного первичного документа или отчета других документов, настройка справочников для быстрого поиска и группирования информации, настройка “своих” печатных форм и др. Все разработчики тиражных программ делаю свои программы по возможности гибкими и настраиваемыми. Как правило, с этой целью для каждой бухгалтерской программы разрабатывается специальный язык, при помощи которого обученные этому языку “настройщики” могут адаптировать систему к запросам бухгалтера. Такой подход устраивает и настройщика и разработчика. Чем более раскручена система, и чем более работа бухгалтера зависима от настройщика, тем более такая система выгодна и для настройщика и для разработчика. Любые обновления системы становятся невозможными без участия настройщика. Чем сложнее настройка, тем вероятнее зависимость не только от фирмы-настройщика, но и персональная зависимость от того, кто эти настройки ранее производил. В самом деле, легче переписать настройку заново, чем разбираться в тексте программы другого настройщика. В любом случае между бухгалтером и персональным компьютером возникает посредник в лице настройщика, которому нужно поставить задачу и потом убедиться, что задача решена правильно. Ну и, естественно, оплатить каждый час работы.
Фирма “Бухгалтерия КомТех” в своей комплексной системе в архитектуре клиент-сервер под Windows пошла по другому пути. Суть этого подхода в создании такого интерфейса для конечного пользователя системы, при котором он, не являясь “программистом”, в состоянии самостоятельно выполнить необходимые настройки. При этом в системе отсутствует специальный язык, а все настройки имеют визуальный характер. Здесь уместно сказать несколько слов о системе, делающих понятным ее описание. В системе КомТех используется единый табличный интерфейс, т.е. все справочники, реестры первичных документов, журналы и отчеты представляют собой таблицы. Часть таблиц являются многоуровневыми, например, приходные накладные на первом уровне представлены в виде реестра “шапок” накладных, на втором – предметами накладной. В любую таблицу пользователь может добавить свои колонки, как редактируемые, так и вычисляемые. Кроме того, можно задать, как при изменении значения в одной колонке автоматически будут пересчитаны другие взаимосвязанные с ней колонки.
Какое практическое значение это может иметь? Например, одной из основных задач учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) является правильный расчет себестоимости оприходования. Эта себестоимость может помимо контрактной цены в накладной включать ряд составляющих, которые разработчику предусмотреть заранее нельзя. К таким составляющим относятся транспортные расходы, погрузочно-разгрузочные работы, страховые сборы и пр. Для каждого предприятия набор составляющих и их влияние на себестоимость может быть своим. В системе КомТех для расчета себестоимости оприходования ТМЦ в приходной накладной можно добавить нужные колонки и далее использовать механизм “авторасчета в строке”. Посредством “авторасчета в строке” пользователь задает алгоритм автоматического изменения взаимосвязанных колонок по строке таблицы. При задании правил (формулы) расчета система выводит на экран “дерево” заголовков колонок, связанных с документом таблиц. В отличие от других систем пользователь в качестве компонентов формулы оперирует понятными ему заголовками колонок на русском языке.
При такой настройке нет никакой необходимости знать идентификаторы полей баз данных. Для “размазывания” значений по столбцу (например, транспортных расходов) имеется механизм распределения суммы пропорционально задаваемому выражению из списка колонок.
Одна из важных функций любой комплексной системы - формирование бухгалтерских проводок. В системе КомТех одним из способов создания проводок являются проводки из первичного документа. В этом случае, находясь в первичном документе, можно вывести протокол сформированных проводок и, наоборот, из журнала хозяйственных операций (ЖХО) можно войти в первичный документ, по которому они были сформированы. Проводки задаются из справочника групп проводок. Каждая группа проводок может включать одну или несколько взаимосвязанных проводок. Группа проводок может быть задана как в целом по документу, так и по каждому его предмету в отдельности. Система поставляется с настроенным справочником групп проводок. При необходимости настройки пользователю предлагается экран, разделенный на две части. В верхней части экрана приводится список заголовков на русском языке колонок исходного документа, а в нижней части – заголовки колонок ЖХО. Для установления соответствия между колонками исходного документа и ЖХО применяется операция “перетаскивания” мышкой нужных колонок.
Для объединения однотипных проводок по предметам документа мышкой в закладке “Объединение” отмечается, по каким колонкам ЖХО оно будет производиться. Момент формирования проводок определяет бухгалтер. Табличный интерфейс позволяет создавать проводки сразу для группы документов.
Другой пример дружественной бухгалтеру настройки – это механизм формирования на основе одного документа или отчета комплекта других документов. Например, по счету необходимо сформировать расходную накладную на еще не отгруженное по счету количество, счет-фактуру, приходный кассовый ордер с расчетом необходимых налогов. Состав формируемого комплекта документов может каждый раз изменяться. В системе Комтех такая процедура называется “автоформированием документов”.
Пользовательская настройка автоформирования аналогична, описанной настройке бухгалтерских проводок Пользователю предлагается экран, разделенный на две части. В верхней части экрана приводится список заголовков на русском языке колонок исходного документа, а в нижней части – результирующего документа. Соответствие между колонками исходного и результирующего документов устанавливается операцией с мышкой. Система “помнит”, какие документы были получены на основе текущего документа. При необходимости можно вывести протокол сформированных документов.
Если номенклатура ТМЦ и/или партнеров насчитывает тысячи позиций, то возникает необходимость группирования информации. В системе КомТех ряд справочников (номенклатуры ТМЦ, сторонних организаций и др.) являются иерархическими справочниками в форме “дерева”. Число ветвей и уровень их вложенности легко задается при помощи мышки самим пользователем. Помимо “основного” дерева пользователь на один и тот же справочник может добавить нужное число своих деревьев (построить “лес”). Таким образом, можно разбивать справочники одновременно по различным признакам, например, партнеров по характеру взаимоотношений, местоположению, кредитоспособности и т.д. Такой подход позволяет не только быстро искать нужную позицию, но и в отчетах группировать итоговые данные по выбираемому классификатору.
Помимо стандартных форм документов Госкомстат часто необходимо определить и настроить новые формы вывода на печать. В системе КомТех в состоянии поставки системы заложены стандартные формы печати документов. По каждому документу пользователь может настроить любое число печатных форм. Для этого относительно одной формы по “шаблону” может быть создана и модифицирована другая печатной формы. Документ представляется в виде заголовка, хвостовика и таблицы. Посредством мышки можно добавить в нужное место документа текст, вычисляемое значение, линию, рисунок и др. объекты. В таблице можно определить, какие колонки будут печататься, а нет. Кроме того, в таблице можно добавить новую колонку и задать как будут рассчитываться ее значения.
Все сказанное выше не означает, что бухгалтер всегда должен брать на себя функции настройщика. Однако в случае необходимости система должна предоставлять ему возможности самостоятельно настраивать систему на ту или иную схему учета. Если это так, то можно утверждать, что система ориентирована на бухгалтера.
А.Народицкий -
ген. директор фирмы “Бухгалтерия КомТех”
т. (095) 492-8112